Gestión documental
Organizar, clasificar, versionar y conservar documentos comerciales, contables, laborales y docentes, con permisos y relación a los expedientes.
¿Para qué sirve esta aplicación?
Organizar, clasificar, versionar y conservar documentos comerciales, contables, laborales y docentes, con permisos y relación a los expedientes.
El alumnado archiva un expediente completo de compra con solicitud, tres ofertas, pedido, albarán, factura, pago e incidencia; el docente verifica la secuencia sin abrir archivos dispersos.
Proceso administrativo, paso a paso
Secuencia prevista desde el inicio de la operación hasta su cierre y conservación de evidencias.
- 01
Recibir o generar documento desde otra aplicación.
- 02
Clasificarlo por empresa, expediente, tipo y periodo.
- 03
Comprobar metadatos y nomenclatura.
- 04
Incorporar versión y firma/aprobación simulada.
- 05
Asignar acceso al personal autorizado.
- 06
Localizar documentación por filtros y búsquedas.
- 07
Generar un paquete documental asociado a un procedimiento.
- 08
Archivar tras cierre con conservación definida.
- 09
Registrar accesos, descargas y cambios.
6 pantallas y pestañas documentadas
La maqueta superior establece la identidad visual. Las siguientes vistas están especificadas para desarrollarse con ese mismo lenguaje: menú lateral, cabecera, indicadores, tablas, formularios y paneles contextuales.
01Repositorio
Listado de documentos, tipo, empresa, expediente, fecha, propietario y estado
Subir, buscar, descargar
Aislamiento por empresa y expedientes.
02Ficha de documento
Vista previa, metadatos, versión, relacionados, permisos e historial
Editar metadatos, nueva versión
No sobrescribir documentos emitidos.
03Plantillas
Formatos de presupuesto, factura, carta, expediente, formulario laboral
Elegir plantilla, generar
Los modelos oficiales solo se reproducen como material didáctico.
04Bandeja de aprobaciones
Documentos pendientes de revisión, firmantes y plazos
Aprobar, devolver, comentar
La firma es simulada y no equivale a firma electrónica real.
05Archivo por expedientes
Árbol de carpetas lógicas, etiquetas y búsqueda transversal
Crear expediente, mover con trazabilidad
Evitar rutas físicas arbitrarias y permisos heredados inseguros.
06Histórico y auditoría
Versiones, acciones, accesos y recuperación autorizada
Consultar historial, restaurar copia
Política de retención y eliminación configurables.
Reglas que garantizan operaciones coherentes
- Almacenamiento cifrado y validación de tipos de archivo.
- Prevenir ejecución de adjuntos.
- Versionado no destructivo.
- Logs de acceso.
- Control de visibilidad por perfil.
- Documentación sintética claramente marcada.
Incidencias previstas
- Archivo duplicado.
- Cambio no autorizado.
- Fichero ilegible.
- Documento extraviado.
- Conservación de versión histórica.
Qué aprenderá el alumnado
- Clasificar documentos.
- Mantener control de versiones.
- Recuperar evidencias de un procedimiento.
- Cumplir permisos de acceso.
Las actuaciones se relacionarán con el portafolio y los criterios de evaluación de cada módulo. La corrección automática verificará datos y reglas objetivas; las decisiones abiertas requerirán evidencias y rúbricas.
Documentación técnica de Gestión documental
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